Techniques d’optimisation de suivi des recommandations

Techniques d’optimisation de suivi des recommandations

Conformément à la norme 2500.A1 (« Le responsable de l’audit doit mettre en place un processus de suivi »), l’audit interne devra être informé de la suite donnée à ses propositions, ce qui va permettre de mesurer l’efficacité, d’alimenter les dossiers et donc de parfaire les audits ultérieurs.

Un des principes fondamentaux qui justifient la responsabilité de l’audit dans l’évaluation des actions proposées se fonde sur le fait que l’auditeur interne ne participe pas à la mise en œuvre de ses propres recommandations. L’auditeur interne qui mettrait en œuvre ses propres recommandations, et à supposer qu’il ait l’autorité hiérarchique pour le faire, se trouverait, ce faisant, en position d’audité et non plus d’auditeur, soumis à l’audit de son propre travail. Ce principe découle de la définition même de la fonction, qui spécifie que l’auditeur interne n’est pas quelqu’un qui fait les choses ; c’est quelqu’un qui regarde comment les choses sont faites et apporte des conseils pour les faire progresser.

Conformément à la MPA 2500.A1-1 (« La charte d’audit devra définir la responsabilité du suivi »), l’organisation doit avoir une méthode, et une seule, définie dans la charte d’audit. Cette exigence importante impose que soient précisées les responsabilités, afin de savoir clairement qui aura à répondre si les recommandations ne sont pas suivies d’effets ou rencontrent, dans leur mise en œuvre, des difficultés imprévues.

Notons que la norme se garde bien de définir les modalités de mise en œuvre des recommandations, d’où une multiplication de méthodes pratiques.


1. Méthode hors normes

On peut également identifier une autre façon de faire et qui se rencontre dans quelques grandes entreprises. Elle confie le rôle de suivi des recommandations à un service spécialisé, et dont c’est la mission essentielle. Ce procédé présente comme avantages de libérer l’audit interne, en le rendant plus disponible pour les missions nouvelles, et surtout de donner plus de poids et de détermination à l’injonction de faire, puisque l’incitation émane d’acteurs dont c’est le métier et la vocation. Toutefois, cette méthode a comme inconvénient d’empêcher la mise en œuvre de la norme, qui insiste pour que l’audit interne soit présent dans cette étape ultime et décisive.

On le constate, avantages et inconvénients se contrebalancent ; pour y voir plus clair, il faut les mesurer à l’aune de la pratique et des résultats.


2. Méthode orthodoxe

Elle confie le rôle essentiel dans le suivi des recommandations à l’audit interne. Ce but peut être atteint par divers moyens :

le mini-audit ou audit de suivi : l’auditeur interne revient sur les lieux de sa mission, quelques mois après son passage, s’entretient avec les responsables afin de passer en revue les éventuels goulots d’étranglement dans la mise en œuvre des recommandations ou de procéder à la levée de certaines recommandations jugées inapplicables suite à un changement de contexte économique ou réglementaire. Cette visite n’est évidemment qu’incitative ; elle peut, ou non, être suivie d’un rapport. Mais on perçoit bien que la simple visite de l’auditeur peut rompre le cours d’une négligence. Malgré cela, cette méthode est peu employée, car dévoreuse de temps et d’argent ;

le questionnaire, plus utilisé, est la méthode déclarative : on reprend le plan d’action dans un questionnaire, et on demande à l’audité de préciser où il en est dans sa mise en œuvre. Là encore, il y a incitation à agir.


3. Méthode interprétative

Elle part du principe que le rôle de l’auditeur s’achève réellement avec la diffusion du rapport. Le suivi des actions à entreprendre n’est plus l’affaire de l’audit interne, mais celle de la hiérarchie, qui doit prendre ses responsabilités. La mise en œuvre de cette méthode prévoit que, quelques semaines après la diffusion du rapport, l’audité adresse une note à son supérieur hiérarchique, dans laquelle il indique, point par point, la suite donnée au plan d’action figurant dans le tableau des points d’audit. Si sur tel ou tel point, le plan n’a pas été suivi d’effets, l’intéressé doit mentionner pourquoi : surcharge de travail, budget insuffisant, problèmes d’effectif… Le supérieur hiérarchique prend alors les dispositions nécessaires pour que la mise en œuvre puisse s’effectuer ou prend sur lui de ne pas donner suite aux recommandations concernées.

Mais dans l’un et l’autre cas, que faire lorsque le planning de mise en place n’a pas été respecté ? Un second mini-audit ? Un second envoi de document ? Il faut admettre qu’il faudra s’arrêter un jour. Ce jour-là, l’auditeur interne va agir dans deux directions :

collationner dans le dossier d’audit les réponses négatives en vue de la prochaine mission sur le même sujet. À cette date, on ne manquera pas de faire figurer, parmi les objectifs, les recommandations non suivies d’effets lors de la mission précédente ;

pour les recommandations considérées comme importantes et qui n’auraient pas été suivies d’effets, on ne va pas attendre la mission suivante. Il appartient alors au responsable de l’audit interne de se saisir du problème et de le porter à la connaissance de la direction générale ou du comité d’audit. C’est alors à ce niveau que sera prise la décision finale.

Notons au passage que certains outils ont été développés afin de suivre de manière efficace les recommandations. Au nombre de ces outils, on peut citer ACL, GREC…



Dans le souci d’améliorer les compétences des auditeurs dans le suivi des recommandations, l’Institut Docteur Audit propose une formation et/ou assistance gratuite aux auditeurs des organisations (entreprises, associations, etc.), aux membres et à toutes personnes souhaitant améliorer ses connaissances dans ce domaine.


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